Phương pháp 6 SIGMA là gì ?
Six Sigma (6 Sigma, hay 6σ) là một hệ phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng bằng cách dựa trên thống kê để tìm ra lỗi (khuyết tật), xác định nguyên nhân của lỗi và xử lý lỗi nhằm làm tăng độ chính xác của quy trình.
Six Sigma không phải là một hệ thống quản lý chất lượng giống như ISO 9001. Hệ phương pháp này đem tới một tư duy mới cho các doanh nghiệp: thay vì tập trung vào xử lý các sản phẩm lỗi, hãy đầu tư cải thiện quy trình để ngăn lỗi xảy ra, tạo lập sự ổn định gần như hoàn hảo trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh.
6 cấp độ sigma tương ứng với độ lệch chuẩn
Six Sigma sử dụng phương pháp thống kê để đếm số lỗi phát sinh trong một quá trình, sau đó tìm ra cách để khắc phục, đưa nó tới càng gần mức “không lỗi” càng tốt. Chỉ khi nào một quy trình không tồn tại hơn 3,4 lỗi (hay khuyết tật) trên mỗi một triệu cơ hội (sản phẩm), nó mới đạt được mức tiêu chuẩn của Six Sigma.
Trong điều kiện thực tế, một quy trình Six Sigma có sự hoàn hảo đến mức 99,99966%. Đây là cấp độ Sigma thứ 6, với độ lệch chuẩn đại diện cho mức độ trưởng thành nhất của một quy trình.
Ý nghĩa phương pháp Six Sigma
Cải thiện lòng trung thành của khách hàng
Mọi danh nghiệp đều muốn giữ chân các khách hàng của mình. Đây quả thực là một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của một công ty. Nhưng sự trung thành của khách hàng và việc có thể giữ chân được họ tất nhiên chỉ có thể đến từ mức độ hài lòng của khách hàng phải cao.
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra nguyên nhân mà phần lớn khách hàng không quay lại một doanh nghiệp cũ là do sự thiếu hài lòng trong việc trải nghiệm sản phẩm và thái độ của nhân viên. Thường thì một công ty còn chẳng biết mình có khách hàng không hài lòng vì họ đơn giản là đi làm ăn với một doanh nghệp khác.
Quản lý thời gian hiệu quả
Áp dụng Six Sigma trong doanh nghiệp có thể giúp nhân viên quản lý thời gian hợp lý hơn, khiến việc kinh doanh hiệu quả và nhân viên làm việc năng suất hơn. Doanh nghiệp sử dụng Six Sigma đòi hỏi phải đề ra những mục tiêu theo tiêu chí SMART (Specific: cụ thể, Measurable: lường được, Achievable: có thể đạt được, Relevant: thích đáng, Time bound: có giới hạn thời gian) và áp dụng những nguyên tắc dữ liệu của Six Sigma vào những mục tiêu này bằng cách xem xét 3 điều quan trọng sau: kiến thức, hiệu suất và hoàn thành.
Chẳng hạn như về kiến thức, một người đang áp dụng phương pháp Six Sigma sẽ tự hỏi rằng: những lần gián đoạn có thường xuyên khiến bị sao lãng khỏi công việc chính không, hay có bao nhiêu lần gián đoạn này cần chú ý đến?
Tương tự như vậy, về hiệu suất, họ có thể xem xét những ứng dụng của họ giúp ích như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu. Những người áp dụng Six Sigma có thể lập một kế hoạch hoạt động, mà kết quả có thể khiến cho đến 30% nhân viên làm việc hiệu quả hơn, hạnh phúc hơn và cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân tốt hơn
Giảm thời gian chu trình
Phần lớn các công ty dự án lao vào việc kéo dài thời hạn ban đầu của họ bởi vì có những thay đổi trong phạm vi dự án hay có sự thay đổi trong chính sách quản lý.
Bằng cách áp dụng Six Sigma, một doanh nghiệp có thể lập ra một đội hình bao gồm những nhân viên có kinh nghiệm từ mọi cấp độ trong doanh nghiệp và từ những ban chức năng khác. Nhóm nhân viên này có nhiệm vụ nhận diện ra những yếu tố làm ảnh hưởng đến việc kéo dài thời gian chu trình.
Những người này có thể được phân công để tìm ra những giải pháp cho các vấn đề đó. Phương pháp này cho phép doanh nghiệp cắt giảm thời gian quy trình, và bám vào kế hoạch làm việc, mà nhiều công ty báo cáo là thời gian quy trình giảm đến 30%.
Thúc đẩy nhân lực
Nếu mọi doanh nghiệp có ý định thành công thì nhân viên cần phải cư xử đúng cách. Nhưng để nhân viên làm được như vậy thì họ cần phải được thúc đẩy. Thực vậy, nhiều tổ chức sẵn sàng dấn thân cùng nhân viên họ đã cho thấy năng suất làm việc tăng lên từ 25-50%.
Chia sẻ những công cụ và kỹ thuật giải quyết vấn đề Six Sigma tạo điều kiện cho nhân viên phát triển và tạo nên môi trường và hệ thống cho việc thúc đẩy nhân lực.
Lập kế hoạch chiến lược
Six Sigma là một phần không thể thiếu trong việc xây dựng một tầm nhìn chiến lược. Một khi doanh nghiệp của bạn đưa ra một tuyên bố chiến lược và thực hiện việc phân tích SWOT, thì Six Sigma có thể giúp doanh nghiệp tập trung vào những lĩnh vực phát triển.
Ví dụ như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp bạn là trở thành người đi đầu về chi phí trên thị trường thì Six Sigma có thể áp dụng để cải tiến các quy trình bên trong, làm tăng lợi nhuận, loại bỏ khó khăn không cần thiết, đạt được và duy trì chi phí thấp nhất cho hợp đồng với các nhà cung cấp. Thật ra cho dù chiến lược kinh doanh của bạn là gì thì Six Sigma cũng giúp cho doanh nghiệp bạn vận hành tốt nhất.
Quản lý chuỗi cung ứng
Như đã đề cập, mục tiêu của Six Sigma là để mức phát sinh lỗi thấp hơn 3,4 lỗi trên một triệu khả năng gây lỗi, và những nhà cung cấp có ảnh hưởng lớn đến việc doanh nghiệp bạn có đạt được mục tiêu này hay không. Một cách có thể làm giảm nguy cơ gây ra lỗi là áp dụng Six Sigma để giảm số lượng nhà cung cấp mà doanh nghiệp bạn đang hợp tác.
Cũng rất quan trọng khi biết nhà cung cấp cho bạn có dự định thực hiện các thay đổi gì. Chẳng hạn như một thay đổi trong máy móc có ảnh hưởng giống như những gợn sóng mà một hòn sỏi ném vào hồ. Doanh nghiệp thành công nhất là khi đem những cải tiến Six Sigma càng tiến xa vào chuỗi cung ứng thì càng tốt
Triển khai trong doanh nghiệp
Nguyên tắc của hệ phương pháp Six Sigma
#1: Luôn hướng tới khách hàng
Giống như nhiều triết lý kinh doanh khác, Six Sigma tập trung vào customers’ voice – tiếng nói của khách hàng. Mọi sự sửa đổi, cải tiến quy trình theo độ chuẩn đều cần xác định dựa trên nhu cầu, yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng.
#2: Đề cao dữ liệu và dữ kiện
Doanh nghiệp cần trả lời 2 câu hỏi sau trước khi đưa ra quyết định:
Những dữ liệu / dữ kiện nào thực sự cần thiết?
Áp dụng chúng vào Six Sigma như thế nào cho hiệu quả?
Mọi thông tin xoay quanh việc áp dụng hệ phương pháp Six Sigma không phải dựa trên sự phán đoán mơ hồ mà đều cần đo lường chính xác, giống như cách đo lường để cho ra con số 3,4 phần triệu trong độ lệch chuẩn.
#3: Quản trị chủ động
Như đã nói ở phần định nghĩa, hệ phương pháp Six Sigma tập trung vào tìm kiếm và xử lý khiếm khuyết nhằm tăng độ chính xác của quy trình – chủ động để ngăn ngừa, chứ không để mặc các khiếm khuyết đó tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới thụ động xử lý.
#4: Cộng tác không có rào cản
Để tạo ra quy trình trơn tru từ đầu tới cuối, Six Sigma tuân theo nguyên tắc cộng tác không giới hạn giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, bao gồm cả theo chiều dọc, chiều ngang và đan chéo.
#5: Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầm
Tiêu chuẩn của Six Sigma là 3,4 lỗi trên một triệu khả năng, nghĩa là chưa phải 100% chính xác. Bởi vậy, doanh nghiệp không thể nóng vội ngay từ đầu hòng có được sự hoàn hảo tuyệt đối. Các phương án cải tiến quy trình đều được phép thất bại, miễn là hậu quả được giới hạn và bạn rút ra được bài học sau đó.
Triển khai 6 Sigma như một chiến lược kinh doanh thay vì các công cụ là giải pháp giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc đầu tư vào đào tạo 6 Sigma. Tùy thuộc vào giá trị cốt lõi và mục tiêu kinh doanh chiến lược kinh doanh ciat từng doanh nghiệp mà các chiến lược thực hiện Six Sigma có thể khác nhau.
Cách thức triển khai
Khi quyết định triển khai, ứng dụng 6 Sigma các doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 tùy chọn bao gồm: Triển khai chương trình hoặc sáng kiến 6 Sigma và Tạo cơ sở hạ tầng 6 Sigma.
Quy trình truyền thống và cơ bản nhất để áp dụng hệ phương pháp Six Sigma vào hầu hết các loại hình doanh nghiệp là DMAIC bao gồm 5 bước:
D – Define (Xác định)là bước nhận định về khách hàng và các yêu cầu chất lượng quan trọng cần có ở sản phẩm và dịch vụ. Sau khi tự đánh giá xem doanh nghiệp đã đạt được yêu cầu ở mức độ nào, bạn cần xác định các khu vực kinh doanh trọng điểm cần triển khai Six Sigma.
M – Measure (Đo lường)là công đoạn thu thập dữ liệu, đánh giá và nhận dạng các vấn đề phát sinh để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các khiếm khuyết.
A – Analyze (Phân tích)là việc bạn xác định khoảng cách giữa mục tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện công việc hiện tại, xác định cơ hội cho doanh nghiệp. Các giải pháp được đưa ra từ đây, với điều kiện phải được kiểm nghiệm chặt chẽ và có biện pháp dự phòng.
I – Improve (Cải tiến)là lúc bắt đầu triển khai thực hiện giải pháp cải tiến. Bạn cần theo dõi sát sao để có thể đưa ra quyết định bổ sung hoặc thay đổi khi cần thiết.
C – Control (Kiểm soát)là kế hoạch giám sát và kiểm soát mục tiêu đã đề ra ban đầu, tránh quay lại lối mòn cũ hoặc đi sai định hướng.
Kết luận
Có thể nhận thấy được Six Sigma đem lại rất nhiều lợi ích về cả kinh tế và daanh tiếng cũng như các phương diện khác. Các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay cũng đang theo đuổi hệ phương pháp trên. Tuy nhiên để vận hành, triển khai Six Sigma thành công cần rất nhiều nguồn lực khác nhau và sự chuẩn bị, cân nhắc kĩ càng. Vậy doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng cho Six Sigma chưa?
