4M LÀ GÌ?
4M được hiểu là kỹ thuật quản trị sản xuất, bao gồm 4 yếu tố: Con người, Máy móc, Vật liệu và Phương pháp. Cụ thể:
MAN – CON NGƯỜI
Con người bao gồm: lãnh đạo các cấp, công nhân viên trong một đơn vị và người tiêu dùng. Đây là nhân tố quyết định đến chất lượng sản phẩm. Dù công nghệ có hiện đại đến đâu, con người vẫn được coi là nhân tố cơ bản nhất tác động đến hoạt động quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm. Bởi vì, con người chính là người sử dụng máy móc, thiết bị để tạo ra sản phẩm.
MATERIALS – NGUYÊN VẬT LIỆU
Yếu tố này bao gồm vật tư, nguyên vật liệu, hệ thống tổ chức đảm bảo vật tư, nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Nguồn nguyên vật liệu được cung cấp đúng số lượng, đúng thời hạn sẽ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm.
MACHINES – MÁY MÓC
Bao gồm khả năng công nghệ, máy móc, thiết bị. Có tác động rất lớn trong việc nâng cao các tính năng kỹ thuật của sản phẩm và nâng cao năng suất lao động.
METHODS – CÁC PHƯƠNG PHÁP
Bao gồm các phương pháp quản trị, công nghệ, tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của doanh nghiệp. Với công nghệ thích hợp, trình độ tổ chức quản lý sản xuất tốt sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp khai thác tốt nhất các nguồn lực hiện có và góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.
Trong 4 yếu tố trên, con người được xem là quan trọng nhất. Ngoài ra, chất lượng còn chịu tác động của nhiều yếu tố khác như thông tin (information), môi trường (environment), đo lường (measure) và hệ thống (system)
Áp dụng 4M trong sản xuất
– Trình độ quản trị nói chung và trình độ quản trị chất lượng nói riêng là một trong những nhân tố cơ bản góp phần đẩy nhanh tốc độ cải tiến, hoàn thiện chất lượng sản phẩm của các doanh nghiệp.
– Một doanh nghiệp nếu nhận thức được rõ vai trò của chất lượng trong cuộc chiến cạnh tranh thì doanh nghiệp đó sẽ có đường lối, chiến lược kinh doanh đúng đắn quan tâm đến vấn đề chất lượng, một sản phẩm tốt bao giờ cũng dễ bán được giá cao hơn là một sản phẩm kém chất lượng.
– Trên cơ sở đó, các cán bộ quản lý tạo ra sự phối hợp đồng bộ nhịp nhàng giữa các khâu, các yếu tố của quá trình sản xuất nhằm mục đích cao nhất là hoàn thiện chất lượng sản phẩm.
– Trình độ của cán bộ quản lý sẽ ảnh hưởng đến khả năng xác định chính sách, mục tiêu chất lượng và cách thức tổ chức chỉ đạo thực hiện chương trình kế hoạch chất lượng.
– Cán bộ quản lý phải biết cách làm cho mọi công nhân hiểu được việc đảm bảo và nâng cao chất lượng không phải là riêng của bộ phận KCS hay của một tổ công nhân sản xuất mà nó phải là nhiệm vụ chung của toàn doanh nghiệp.
– Đồng thời công tác quản lý chất lượng tác động mạnh mẽ đến công nhân sản xuất thông qua chế độ khen thưởng hay phạt hành chính để từ đó nâng cao ý thức lao động và tinh thần cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Muốn nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng thì bạn có thể cải thiện những yếu tố nào? Bạn bắt đầu từ đâu? Bạn có thể bắt đầu ở bất kỳ danh mục Con người, Máy móc, Vật liệu, Phương pháp nào. Nhưng nếu bạn chỉ cải thiện một yếu tố Con người, Máy móc, Vật liệu hoặc Phương pháp, thì bạn có thể nhận được bao nhiêu sự cải thiện? Và điều gì sẽ xảy ra nếu bạn phân tích ảnh hưởng nội tại của từng yếu tố và sự tương tác giữa tất cả các yếu tố đến Đầu ra (hoặc kết quả cuối cùng), giải pháp đưa ra là kết quả phân tích của bạn, bạn có thể nhận được bao nhiêu cải thiện?
Ý tưởng của mô hình 4M chỉ đơn giản là cung cấp cho bạn quan điểm có hệ thống và tổng thể về yếu tố cá nhân cũng như yếu tố nào tương tác giữa các yếu tố có thể ảnh hưởng đến Đầu ra dự kiến (hoặc kết quả cuối cùng).
Trong nhiều tình huống, các công ty mà quy trình sản xuất của họ chủ yếu có máy móc hoặc thiết bị tự động hóa, có xu hướng thu hẹp sự tập trung vào máy móc và đánh giá thấp tác động của yếu tố Con người. Khung cải tiến liên tục của họ tập trung vào việc nâng cao hiệu quả thiết bị càng nhiều càng tốt. Trong khi đó, các công ty mà việc sản xuất của họ phụ thuộc vào kỹ năng của người điều hành có xu hướng thu hẹp tập trung vào năng suất của con người và thiếu tập trung vào tiềm năng của máy móc và công nghệ.
Bằng cách tiếp cận tương tự, bạn có thể thực hiện phân tích và cải tiến 4M trong bất kỳ quy trình nào của bất kỳ ngành nào
Giám sát, kiểm soát sản xuất sử dụng 4M
Việc giám sát, kiểm soát sản xuất và phân tích 4M có hiệu quả trong việc kiểm tra nhà máy, giảm thiểu hàng phế phẩm, nâng cao năng suất lao động. Cụ thể:
Nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu chiếm hơn 50% tổng chi phí sản xuất. Cần kiểm tra việc bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu theo những tiêu chuẩn, định mức đã quy định
Giám sát và kiểm soát các quá trình
Giao nhận – Bốc xếp và vận chuyển – Gia công chế biến – Tồn trữ
Nguyên vật liệu đầu vào
Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng quyết định chất lượng sản phẩm. Do đó, trước khi đưa vào sản xuất, cần kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào bằng các bước như: Kiểm tra xem việc sử dụng phương tiện, thời gian vận chuyển, bốc dỡ có hợp lý không?
Tình trạng xử lý nguyên vật liệu có hợp lý không? có lãng phí không? Lượng hàng tồn kho có thích hợp không (ít hay nhiều quá)? Việc sắp xếp nguyên vật liệu trong kho, tại vị trí sản xuất có thích hợp không?
Máy móc, thiết bị
Kiểm tra máy móc, thiết bị cũng rất quan trọng, bởi trong quá trình vận hành, máy móc, thiết bị có hỏng hóc sẽ làm gián đoạn cả quy trình sản xuất, dẫn đến chậm tiến độ sản xuất, gây thiệt hại lớn về mặt chất lượng và số lượng hàng hóa.
Vậy kiểm tra máy móc như thế nào? Có thể kiểm tra bằng cách: xem trước bảng hướng dẫn sử dụng máy móc, thiết bị để hiểu cách vận hành của chúng, máy móc, thiết bị này có phù hợp với năng lực của nhân viên không?
Có phù hợp với quy trình sản xuất không? Năng lượng sử dụng của chúng như thế nào? Định mức tiêu hao ra sao? Độ tin cậy, chất lượng có cảm thấy an tâm không? Việc sắp xếp, bố trí thiết bị, dụng cụ sản xuất có khoa học không?
Hệ thống điện, nước như thế nào? Các hướng di chuyển và khoảng không gian thao tác có thuận tiện cho nhân viên sử dụng không? Hơn nữa, cần kiểm tra tài liệu bảo dưỡng và sửa chữa để chắc chắn rằng khi máy móc, thiết bị hỏng hóc biết cách sửa chữa kịp thời
Nguồn nhân lực
Đây là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự phát triển của quá trình sản xuất, cần tìm hiểu những yếu tố như: xác định rõ tiêu chuẩn công việc, cái gì được làm và cái gì không được làm.
Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần xác định kỹ năng nắm bắt công việc có tốt không, làm việc có tinh thần trách nhiệm cao không, năng suất lao động cao không, mối quan hệ giữa các cá nhân có tốt không, sự gắn bó với tổ chức có ổn không, có xảy ra mâu thuẫn nội bộ không?…
Không những thế, đánh giá điều này cũng cần thể hiện ở việc trình độ nhận thức trong công việc như thế nào, có ý muốn cải tiến, tinh thần tiết kiệm không, tình trạng sức khỏe có tốt không, có chịu được áp lực công việc không, ý thức về các vấn đề tiềm ẩn có tốt không?
Các phương pháp
Có thể đưa ra các khía cạnh như: Nội dung tiêu chuẩn công việc có tốt không? Quy trình sản xuất có hợp lý không? Phương pháp áp dụng có tạo ra sản phẩm tốt không? Có phải là phương pháp làm tăng năng suất hay không?
Phương pháp tiến hành có an toàn không?
Biểu đồ theo dõi kế hoạch thực hiện như thế nào?
Lịch trình công việc được lập ra sao?
Có sách hướng dẫn thao tác không?
Có đủ ánh sáng và không khí để nhân viên làm việc một cách thoải mái nhất không?
Nguồn nhân lực
Đây là yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định sự phát triển của quá trình sản xuất, cần tìm hiểu những yếu tố như: xác định rõ tiêu chuẩn công việc, cái gì được làm và cái gì không được làm.
Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần xác định kỹ năng nắm bắt công việc có tốt không, làm việc có tinh thần trách nhiệm cao không, năng suất lao động cao không, mối quan hệ giữa các cá nhân có tốt không, sự gắn bó với tổ chức có ổn không, có xảy ra mâu thuẫn nội bộ không?…
Không những thế, đánh giá điều này cũng cần thể hiện ở việc trình độ nhận thức trong công việc như thế nào, có ý muốn cải tiến, tinh thần tiết kiệm không, tình trạng sức khỏe có tốt không, có chịu được áp lực công việc không, ý thức về các vấn đề tiềm ẩn có tốt không?
Các phương pháp
Có thể đưa ra các khía cạnh như: Nội dung tiêu chuẩn công việc có tốt không? Quy trình sản xuất có hợp lý không? Phương pháp áp dụng có tạo ra sản phẩm tốt không? Có phải là phương pháp làm tăng năng suất hay không?
Phương pháp tiến hành có an toàn không? Biểu đồ theo dõi kế hoạch thực hiện như thế nào? Lịch trình công việc được lập ra sao? Có sách hướng dẫn thao tác không? Có đủ ánh sáng và không khí để nhân viên làm việc một cách thoải mái nhất không?
Bí quyết ứng dụng 4M trong sản xuất
Trình độ quản trị đặc biệt là quản trị chất lượng là nhân tố cơ bản góp phần đẩy nhanh tốc độ cải tiến, hoàn thiện chất lượng sản phẩm của các nhà máy;
Người quản trị cần nhận thức rõ nét về vai trò của chất lượng trong cuộc chiến cạnh tranh để đưa ra đường lối, chiến lược kinh doanh đúng đắn quan tâm đến vấn đề chất lượng.
Trên cơ sở đó, quản lý tại các phân xưởng cần tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các khâu, các chuyền của quá trình sản xuất nhằm mục đích cao nhất là hoàn thiện chất lượng sản phẩm.
Năng lực chuyên môn của đội ngũ quản lý sẽ ảnh hưởng đến khả năng xác định chính sách, mục tiêu chất lượng và cách thức tổ chức chỉ đạo thực hiện chương trình kế hoạch chất lượng.
Doanh nghiệp cần thực hiện mục tiêu quản lý chất lượng đồng bộ trên toàn nhà máy, phải coi đây là nhiệm vụ chung cần có sự tham gia của mọi đối tượng bao gồm cả nhóm công nhân.
Đồng thời công tác quản lý chất lượng tác động mạnh mẽ đến công nhân sản xuất thông qua chế độ khen thưởng hay phạt hành chính để từ đó nâng cao ý thức lao động và tinh thần cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Kết luận
Qua bài viết này, hy vọng các bạn đã có thể hiểu 4M là gì và cách thức tác động đến 4M ra sao. Muốn quản trị sản xuất tốt cần có phương hướng, mục tiêu cũng như chiến lược rõ ràng. Mong rằng bạn đã tìm thấy kiến thức bổ ích để phục vụ cho quá trình làm việc của mình qua chủ đề 4M là gì. Chúc các bạn thành công trong cuộc sống!
