CÁCH SỬ DỤNG CÔNG TÁC THEO DÕI HÀNG HÓA BÁN LẺ 

Trước khi bắt đầu, tôi thực sự khuyên bạn nên đọc các bài viết này nếu bạn chưa quen với các mẫu Excel hoặc Bảng Excel.

1. Các mẹo quan trọng về cách sử dụng Mẫu Excel từ indzara.com
   1. Không chỉnh sửa các ô được tính toán (những ô có công thức).
   2. Dữ liệu đầu vào luôn hiển thị và có thể chỉnh sửa dễ dàng.
   3. Sao lưu bằng cách lưu các bản sao của tệp này thường xuyên.
2. Giới thiệu về bảng Excel ( Cách sử dụng bảng Excel để nhập dữ liệu )

Để giúp bạn dễ dàng xác định trường nào là trường nhập, trường tính toán và trường tùy chỉnh, tôi đã làm theo cách phối màu sau đây trong tiêu đề cột (hoặc nhãn).

• Chú giải màu cho mẫu này
  1. Các cột có nhãn màu Tím – Các ô nhập để người dùng nhập thông tin được xác định trước.
  2. Các cột có nhãn màu Xanh lá cây – Các ô được tính toán. Không nên chỉnh sửa.
  3. Các cột có nhãn màu Xanh lam – Các ô Nhập tùy chỉnh để người dùng lưu trữ bất kỳ thông tin nào cần thiết.

Tổng quan về các bước

1. Thiết lập ban đầu
   1. Nhập Thông tin Doanh nghiệp vào trang Cài đặt
   2. Nhập Danh mục sản phẩm trong trang Cài đặt
   3. Nhập danh sách  Sản phẩm trong trang Sản phẩm
   4. Nhập Giá hiện tại  của sản phẩm trong bảng Giá
   5. Nhập danh sách khách hàng và nhà cung cấp trong trang Đối tác
2. Tạo đơn hàng
   1. Nhập danh sách Đơn hàng trong trang Tiêu đề Đơn hàng .
   2. Nhập chi tiết của từng đơn đặt hàng  ( chi tiết đơn hàng) trong trang Chi tiết Đơn hàng .
3. Xem báo cáo kinh doanh
   1. Xem tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh trong Bảng báo cáo

Hướng dẫn chi tiết từng bước (với ảnh chụp màn hình)

Thiết lập ban đầu

Các bước Thiết lập Ban đầu này phải được thực hiện trước tiên dưới dạng hoạt động một lần.

Bước 1: Nhập thông tin doanh nghiệp

Trong trang Cài đặt , Nhập thông tin doanh nghiệp của bạn như địa chỉ, email và số điện thoại.

Bước 2: Nhập danh mục sản phẩm

Nếu bạn đang bán một số sản phẩm trong doanh nghiệp của mình, bạn nên phân loại các sản phẩm của mình. Điều này giúp ích rất nhiều trong việc quản lý họ và hiểu được hiệu suất bán hàng của họ.

Bước 3: Nhập Sản phẩm

Đã đến lúc nhập sản phẩm của chúng tôi. Trong trang Sản phẩm , hãy nhập từng sản phẩm của chúng tôi vào một hàng riêng biệt.

Vui lòng bắt đầu nhập từ hàng 4

Hãy xem từng trường trong bảng Sản phẩm . 

• ID : Nhận dạng duy nhất của sản phẩm. Điều này phải là duy nhất. Vui lòng không lặp lại cùng một ID hoặc để trống trường.
• TÊN : Tên của sản phẩm
• MÔ TẢ : Mô tả sản phẩm, nếu cần trong công việc kinh doanh của chúng tôi.
• KHOẢN BẮT ĐẦU : Đây là số lượng sản phẩm chúng ta có khi bắt đầu sử dụng mẫu. Điều này chỉ được nhập một lần và không phải cập nhật hàng ngày.
• LƯU Ý ĐƠN HÀNG LẠI : Số lượng sản phẩm mà bạn muốn bổ sung bằng cách đặt hàng.

Chúng tôi có thể nhập thêm một số cột thông tin sản phẩm.

• ĐƠN VỊ : Đây là cách chúng tôi đo lường sản phẩm cụ thể này.
• CATEGORY : Danh mục sản phẩm mà sản phẩm này thuộc về.
• CÓ THUẾ : Trong hoạt động kinh doanh của chúng tôi, nếu chúng tôi có các sản phẩm không phải chịu thuế, chúng tôi có thể nhập KHÔNG. Nếu thuế được áp dụng, chỉ cần để trống. Theo mặc định, thuế sẽ được áp dụng.
• PR CUST FIELD : Trường này được cung cấp dưới dạng trình giữ chỗ để bạn nhập bất kỳ thông tin nào bạn cần ở cấp Sản phẩm. Bạn có thể đổi tên trường và sử dụng nó nếu cần.

Các cột khác trong trang tính này đều là cột được tính toán. Chúng tôi sẽ thảo luận thêm về điều này sau trong bài viết này.

Các cột có nhãn màu Xanh lục đều là các cột được tính toán. Vui lòng không chỉnh sửa công thức trong đó. 

Bước 4: Nhập giá sản phẩm

Trong bảng Giá , chúng ta sẽ nhập giá Mua và Giá bán. Thông tin này sẽ được sử dụng để tự động điền giá trong đơn đặt hàng của chúng tôi. Điều này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc nhập liệu các đơn hàng.

Giá mua là giá mà chúng tôi trả cho nhà cung cấp của mình để mua sản phẩm. Giá bán hàng là giá chúng tôi bán sản phẩm cho khách hàng của mình.

Để bắt đầu, hãy giả sử chúng tôi bắt đầu sử dụng mẫu này từ ngày 1 tháng 11 năm 2016 để nhập đơn đặt hàng.

Chúng tôi nhập từng sản phẩm vào bảng Giá này và nhập Ngày 1 tháng 11 năm 2019 làm Ngày có hiệu lực. Giá Mua và Giá bán mà chúng tôi nhập sẽ là giá có hiệu lực kể từ ngày 1 tháng 11 năm 2019.

Nếu giá thay đổi thì sao?

Mẫu được thiết kế để phù hợp với những thay đổi về giá cho các sản phẩm. Bạn có thể tăng giá một số sản phẩm theo thời gian. Không thành vấn đề.

Nếu giá thay đổi cho một sản phẩm từ ngày 1 tháng 1 năm 2020, chúng tôi sẽ chỉ thêm một hàng mới, nhập ID sản phẩm, Ngày có hiệu lực (từ ngày 1 tháng 1 năm 2020) và giá Mua và Bán mới. Xin lưu ý rằng chúng tôi phải thêm hàng mới bất cứ khi nào giá thay đổi và không được thay thế dữ liệu cũ hơn.

Chúng ta phải nhập cả giá mua và giá bán vào mỗi hàng, ngay cả khi chỉ một trong số chúng thay đổi. 

Bước 5: Nhập danh sách Đối tác 

Trong trang Đối tác , chúng tôi lưu trữ danh sách các đối tác của mình. Đối tác bao gồm Nhà cung cấp và Khách hàng.

Nếu đối tác vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp (có thể xảy ra trong một số trường hợp), hãy nhập đối tác chỉ một lần.

• ID đối tác và Tên đối tác phải là duy nhất.
• Nhập địa chỉ Giao hàng và Thanh toán , Địa chỉ E-mail và Số điện thoại .
• Nhập người liên hệ chính của từng công ty vào trường LIÊN HỆ .

Trang tính này hiện đóng vai trò là một tập hợp dữ liệu có tổ chức tốt về các đối tác của bạn.

Bây giờ chúng tôi đã hoàn thành thiết lập ban đầu. Đã đến lúc nhập đơn hàng đầu tiên của chúng tôi.

Tạo đơn hàng

Trước khi vào lệnh, chúng ta hãy tìm hiểu về các loại lệnh. Bạn có thể tạo 3 loại đơn đặt hàng trong mẫu này.

1. MUA HÀNG : Khi chúng tôi mua sản phẩm từ các nhà cung cấp của mình, chúng tôi nhập một đơn đặt hàng MUA. Đơn đặt hàng này sẽ thêm các mặt hàng đã mua vào kho vào Ngày Dự kiến.
2. BÁN : Khi chúng tôi bán sản phẩm cho khách hàng của mình, chúng tôi nhập lệnh BÁN. Đơn đặt hàng này sẽ trừ các mặt hàng đã bán khỏi hàng tồn kho vào Ngày dự kiến.
3. ĐIỀU CHỈNH : Chúng tôi có thể tạo đơn hàng ĐIỀU CHỈNH và nhập giá trị số lượng âm để giảm hàng tồn kho hoặc giá trị dương để tăng hàng tồn kho khi cần. Điều này có thể được sử dụng để điều chỉnh số lượng hàng tồn kho của chúng tôi để đảm bảo rằng các con số khớp với hàng tồn kho trên tay. Ví dụ, chúng tôi có thể mất sản phẩm do hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng hoặc các lý do khác. Chúng tôi muốn điều chỉnh khoảng không quảng cáo của mình cho phù hợp và đó là nơi chúng tôi có thể sử dụng loại đơn đặt hàng ĐIỀU CHỈNH.

Tạo đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng được nhập vào mẫu này trong 2 giai đoạn – 1) Tiêu đề đơn hàng và 2) Chi tiết đơn hàng. Hãy sử dụng một ví dụ. Sản phẩm ở đây là áo sơ mi cho bé trai và bé gái. Chúng có nhiều màu sắc khác nhau.

Trong trang Tiêu đề đơn hàng , chúng tôi nhập các thông tin sau.

Các thứ tự Số phải là duy nhất. Nói cách khác, mỗi đơn hàng nên được nhập vào một và chỉ một hàng. Trường không được để trống.

Chúng ta có thể nhập bất kỳ phương pháp đánh số thứ tự nào. Mẫu không giới hạn điều đó và không tạo bất kỳ số thứ tự nào được xác định trước. Ở đây, chúng tôi đã nhập ‘P1’ làm số đơn đặt hàng, để phản ánh rằng đó là đơn đặt hàng đầu tiên chúng tôi nhập.

Ngày đặt hàng và Ngày dự kiến

Mỗi đơn hàng sẽ có 2 ngày. Ngày đặt hàng và Ngày dự kiến . Ngày đặt hàng là ngày đơn đặt hàng được đặt. Ngày mong đợi là ngày mà khoảng không quảng cáo bị ảnh hưởng.

Ví dụ: nếu bạn đặt hàng vào ngày 5 tháng 11. Nhà cung cấp cho biết các sản phẩm sẽ đến kho của bạn vào ngày 25 tháng 11. Ở đây, ngày 5 tháng 11 là Ngày đặt hàng và Ngày dự kiến ​​là ngày 25 tháng 11. Nếu có sự chậm trễ sau đó và nhà cung cấp cho biết nó sẽ chỉ đến vào ngày 27 tháng 11, thì chúng tôi phải cập nhật Ngày dự kiến ​​của đơn đặt hàng của chúng tôi thành ngày 27 tháng 11.

Loại Đơn hàng là ‘Mua hàng’ và chúng tôi đã chọn nhà cung cấp của mình trong trường Tên đối tác .

Chúng tôi có thể nhập thêm thông tin vào Tiêu đề đơn hàng .

• PHÍ KHÁC : Mọi chi phí bổ sung trên đơn đặt hàng. Ví dụ, phí vận chuyển.
• GIẢM GIÁ ĐƠN HÀNG : Bất kỳ số tiền chiết khấu bổ sung ở cấp độ đơn hàng nào (không phải%). Chúng tôi sẽ nhập giảm giá cấp sản phẩm sau.
• THUẾ TỶ LỆ : Thuế suất% áp dụng cho đơn hàng này. Chúng tôi có thể có các mức thuế khác nhau cho các đơn đặt hàng khác nhau.
• LƯU Ý ĐƠN HÀNG : Nhập bất kỳ ghi chú nào để bạn tham khảo về đơn hàng cụ thể này.

Bây giờ, chúng tôi nhập các mặt hàng trên đơn đặt hàng trong trang Chi tiết Đơn hàng .

Nó rất đơn giản. Nhập số đơn đặt hàng , ID sản phẩm , số lượng và bất kỳ đơn vị giảm giá nào .

Tại đây, chúng tôi đã nhập một đơn đặt hàng để mua 15 chiếc Áo sơ mi bé trai màu Đỏ và 10 chiếc Áo sơ mi bé gái màu Đỏ. Giảm giá $ 2 (bất kỳ đơn vị tiền tệ nào bạn sử dụng) cho mỗi 10 áo sơ mi Nữ và không giảm giá cho áo sơ mi Nam.

Mẫu sẽ tính toán số tiền cho từng mục hàng. Hãy hiểu cách tính toán hoạt động.

Đơn giá được tự động kéo sang từ bảng Giá. Giá được chọn sẽ là giá có hiệu lực kể từ Ngày đặt hàng của đơn đặt hàng.

BRD (Áo sơ mi nam – Màu đỏ)

• Số tiền trước thuế = Số lượng * (Đơn giá – Giảm giá theo đơn vị) = 15 * (20-0) = 300.
• Thuế = 10% của 300 = 30
• Số tiền sau thuế = 300 + 30 = 330

GRD (Áo sơ mi nữ – Màu đỏ)

• Số tiền trước thuế = Số lượng * (Đơn giá – Giảm giá theo đơn vị) = 10 * (25-2) = 230.
• Thuế = 10% của 230 = 23
• Số tiền sau thuế = 230 + 23 = 253

Đơn đặt hàng này sẽ tự động cập nhật khoảng không quảng cáo bằng cách thêm 15 đơn vị vào BRD và 10 đơn vị vào GRD. Chúng ta có thể xem mức tồn kho ở hai nơi trong mẫu này. Một là bảng Báo cáo . Một cái khác là bảng Sản phẩm . Chúng tôi sẽ đề cập đến những vấn đề này sau trong phần Báo cáo bên dưới.

Tạo đơn hàng bán hàng

Nhập đơn đặt hàng bán hàng rất giống với đơn đặt hàng, ngoại trừ việc Loại đơn đặt hàng của chúng tôi hiện là ‘Bán hàng’.

Như trong hình trên, để thêm đơn hàng, chúng ta chỉ cần thêm mục nhập của mình vào một hàng mới trong trang Tiêu đề đơn hàng .

Chúng tôi nhập S1 là Số đơn hàng . Đơn đặt hàng giảm giá này được đặt vào ngày 26 tháng 11 và sản phẩm đã được trao cho khách hàng vào cùng ngày (26 tháng 11).

Trong trang Chi tiết Đơn hàng , chúng tôi thêm 2 hàng vì chúng tôi đang bán hai sản phẩm (BRD và GRD). 10 đơn vị BRD và 5 đơn vị GRD.

Đơn đặt hàng này hiện sẽ tự động giảm lượng hàng tồn kho cho từng sản phẩm, có hiệu lực kể từ ngày 26 tháng 11 (Ngày dự kiến).

Xử lý việc trả lại nhà cung cấp

Nếu chúng tôi gặp trường hợp muốn trả lại sản phẩm cho nhà cung cấp vì một lý do nào đó (ví dụ: sản phẩm bị lỗi), chúng tôi có thể làm như vậy dễ dàng.

Chúng tôi sẽ nhập một đơn đặt hàng Mua mới.

Mẹo: Để xác định dễ dàng hơn các đơn đặt hàng trả lại, bạn có thể nhập số đơn đặt hàng theo cách khác. Ví dụ: sử dụng tiền tố PR cho đơn đặt hàng trả lại.

Trong ví dụ của chúng tôi, sau khi nhận được sản phẩm vào ngày 25 tháng 11, chúng tôi nhận thấy rằng có 5 đơn vị BRD bị lỗi. Chúng tôi muốn trả lại chúng.

Vì vậy, vào ngày hôm sau (26/11), chúng tôi sẽ gửi sản phẩm trở lại nhà cung cấp.

Trong bảng Chi tiết đơn hàng , chúng tôi sẽ nhập thông tin về sản phẩm đổi trả và số lượng.

Vì chúng tôi đang trả lại 5 đơn vị BRD, tôi đã nhập -5 làm Số lượng. Nhập một giá trị âm là quan trọng. Điều đó đảm bảo rằng hàng tồn kho của chúng tôi giảm 5 đơn vị cho sản phẩm này.

Xử lý khách hàng trả lại

Tương tự như Trả lại nhà cung cấp, chúng tôi cũng có thể xử lý việc trả hàng của khách hàng. Nếu khách hàng quyết định trả lại sản phẩm cho chúng tôi, chúng tôi có thể nhập thông tin đó vào mẫu. Chúng tôi sử dụng một lệnh Bán cho mục đích đó.

Trong ví dụ này, SR1 là đơn đặt hàng bán lại được đặt vào ngày 30 tháng 11.

4 đơn vị GRD được trả lại bởi khách hàng. Chúng tôi nhập -4 làm Số lượng. Điều này sẽ được mẫu sử dụng để thêm 4 đơn vị vào khoảng không quảng cáo GRD, có hiệu lực kể từ ngày 30 tháng 11.

Tạo đơn hàng ĐIỀU CHỈNH

Trong một số trường hợp, chúng tôi có thể nhận thấy rằng một sản phẩm đã hết hạn sử dụng hoặc bị hư hỏng cục bộ tại nhà kho. Chúng tôi không thể trả lại cho nhà cung cấp và cũng không thể bán cho khách hàng. Chúng tôi cần đảm bảo rằng các tính toán hàng tồn kho hiện tại của chúng tôi phản ánh đúng lượng hàng tồn kho có sẵn để bán. Đây là nơi chúng ta có thể sử dụng loại lệnh ‘Điều chỉnh’.

Trong trang Tiêu đề đơn hàng , trước tiên chúng ta tạo một đơn hàng Điều chỉnh mới .

Ví dụ, một áo sơ mi GRD bị hư hỏng trong nhà kho và chúng tôi nhận thấy nó vào ngày 1 tháng 12. Vì vậy, chúng tôi nhập nó như hình dưới đây.

Chúng tôi nhập -1 là Số lượng. Điều này sẽ giảm hàng tồn kho đi 1.

Nếu chúng ta muốn tăng mức tồn kho mà không cần nhập đơn đặt hàng, chúng ta có thể sử dụng lệnh ĐIỀU CHỈNH trong đó chúng ta nhập các giá trị dương là Số lượng.

Chúng tôi nhập 35 là Giảm giá đơn vị (vì đó là giá bán của sản phẩm). Điều này là để không ảnh hưởng đến chi phí. Nếu chúng tôi không phải chịu thêm bất kỳ chi phí nào khi thanh lý áo, thì phương pháp này được khuyến khích.

Nếu chúng tôi phải chịu thêm bất kỳ chi phí nào, thì chúng tôi nhập Chiết khấu theo đơn vị thích hợp để Tổng số tiền sau thuế phản ánh chi phí thanh lý.

Báo cáo Hiệu quả Kinh doanh

Mẫu có báo cáo tương tác và tự động rộng rãi trong Bảng báo cáo .

Trạng thái Hiện tại (Mức tồn kho và Giá trị hàng tồn kho)

Các số liệu sau được hiển thị để phản ánh trạng thái của ngày hôm nay.

• Tổng hàng tồn kho (số lượng) hiện có
• Tổng hàng tồn kho sắp đến (đã đặt hàng từ các nhà cung cấp và sẽ đạt hàng tồn kho của chúng tôi trong tương lai)
• Tổng khoảng không quảng cáo cần đi (đã được khách hàng đặt hàng và sẽ để lại hàng tồn kho của chúng tôi trong tương lai)
• Số lượng Sản phẩm cần đặt hàng lại (các sản phẩm có hàng tồn kho hiện tại bằng hoặc thấp hơn Điểm đặt hàng lại)
• Giá trị hàng tồn kho (được tính dựa trên giá mua hiện tại của các sản phẩm trên tay)

Trên đây trình bày tóm tắt tổng thể của tất cả các sản phẩm với nhau. Chúng tôi cũng muốn xem thông tin này riêng lẻ cho từng sản phẩm. Để làm điều đó, chúng ta chuyển đến trang Sản phẩm .

Bây giờ, phần còn lại của bảng Báo cáo trình bày một cách tương tác để truy cập các chỉ số hiệu quả kinh doanh.

Chúng tôi có thể tùy chỉnh phạm vi ngày cho báo cáo bằng cách chọn bất kỳ ngày bắt đầu và ngày kết thúc nào.

Chúng tôi để Làm mới là BẬT. Nếu bạn nhập nhiều dữ liệu đơn hàng theo thời gian và nếu bạn nhận thấy tệp ngày càng chậm hơn, bạn có thể TẮT điều này. Nó sẽ ngăn báo cáo làm mới liên tục và điều đó sẽ cải thiện hiệu suất.

Đối với phạm vi ngày mà chúng tôi đã nhập, chúng tôi có thể xem các chỉ số tóm tắt.

• BÁN HÀNG
  • Số lượng bán hàng: Tổng số lượng trên các đơn đặt hàng Bán hàng. Người xem xét cũng trở lại.
  • Số tiền bán hàng : Tổng số tiền đặt hàng trên các đơn hàng bán hàng. Bao gồm chiết khấu mức sản phẩm. Không bao gồm thuế, phí cấp đơn hàng và chiết khấu cấp đơn đặt hàng.
  • Thuế bán hàng : Tổng số tiền thuế trên các Đơn đặt hàng
  • Số lượng khách hàng trả lại : Số lượng khách hàng trả lại
  • Giảm Amt Với : Tổng số tiền chiết khấu cho khách hàng
  • Các khoản phí khác : Tổng các khoản phí khác trên tất cả các đơn hàng Bán
• MUA, TỰA VÀO, BÁM VÀO
  • Số lượng mua : Tổng số lượng trên các Đơn đặt hàng. Người xem xét cũng trở lại.
  • Số tiền mua : Tổng số tiền đặt hàng trên các đơn đặt hàng. Bao gồm chiết khấu mức sản phẩm. Không bao gồm thuế, phí cấp đơn hàng và chiết khấu cấp đơn đặt hàng.
  • Thuế : Tổng số tiền thuế trên Đơn đặt hàng
  • Số lượng trả lại cho nhà cung cấp : Số lượng trả lại cho nhà cung cấp
  • Các khoản phí khác : Tổng các khoản phí khác trên tất cả các Đơn đặt hàng
• LỢI NHUẬN
  • Lợi nhuận gộp : Số tiền bán hàng – Giá vốn hàng bán
    • Giá vốn hàng bán là tổng giá mua của sản phẩm đã bán. Giá mua là giá của sản phẩm tính đến ngày đặt hàng Bán.

Chúng tôi có thể xem các chỉ số này theo tháng, mỗi lần trong 12 tháng.

Chúng tôi có thể chọn một trong các số liệu để hiển thị dữ liệu trên biểu đồ hiển thị xu hướng trong 12 tháng.

10 sản phẩm hàng đầu và 10 sản phẩm dưới cùng

Một trong những phần quan trọng để hiểu được hiệu quả kinh doanh là biết sản phẩm nào bán chạy nhất và sản phẩm nào không. Chúng tôi có 3 cách đo lường doanh số bán hàng – Số lượng , Thành tiền và Ký quỹ . Điều này cho phép chúng tôi hiểu tác động thực sự của sản phẩm đối với doanh nghiệp.

Chúng ta sẽ thấy 10 Danh mục sản phẩm hàng đầu và 10 loại cuối cùng theo chỉ số Doanh số đã chọn.

Tương tự, 10 Sản phẩm hàng đầu và 10 Sản phẩm cuối cùng theo chỉ số bán hàng.

Nếu chúng ta muốn tìm kiếm thông tin chi tiết của một sản phẩm cụ thể, chúng ta có thể chọn ID sản phẩm từ menu thả xuống.

Hiệu suất đối tác

Một khía cạnh quan trọng khác là hiểu các đối tác tốt nhất (khách hàng và nhà cung cấp).

Sau đó, chúng tôi có thể xem chi tiết của từng đối tác cụ thể tại một thời điểm.