5S là gì
5S là tên gọi của một phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. 5S được viết tắt từ 5 từ của tiếng Nhật. Đó là Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).
Sàng lọc – Sort là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S.
Sắp xếp – Set in order : tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.
Sạch sẽ – Shine : thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.
Săn sóc – Standardize : là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.
Sẵn sàng – Sustain : rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.
Từ các văn phòng, công trường đến các nhà xưởng, nơi nào có hoạt động thì cũng cần sắp xếp, phân loại. Phương pháp 5S giúp ngăn chặn sự xuống cấp của các văn phòng, nhà xưởng. Nó tạo sự thông thoáng, tiện lợi và tránh lãng phí cho doanh
Quy trình thực hiện
Seiri – Sàng lọc
Nguyên tắc đơn giản của sàng lọc là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”
Bước 1: Quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình cùng với đồng nghiệp. Từ đó phát hiện, xác định những thứ không cần thiết cho công việc mình. Tiếp tục thông báo xem có ai cần dùng vật đó hay không. Hủy bỏ ngay những thứ không cần thiết đó.
Bước 2: Nếu chưa thể quyết định xem liệu vật đó còn có ích cho công việc hay không thì đánh dấu kèm ngày tháng sẽ hủy. Sau đó để riêng ra một chỗ
Bước 3: Sau một khoảng thời gian, kiểm tra xem ai cần đến nó không. Nếu không hãy hủy bỏ vật đó.
Tổ chức cần thường xuyên phân loại, sàng lọc các vật dụng theo mức độ thường xuyên sử dụng. Sàng lọc giúp xác định được mức độ hư hỏng, bụi bẩn để tạo ra môi trường làm việc an toàn, khoa học.
Seiton- Sắp xếp
Sau bước sàng lọc, sắp xếp giúp cho mọi thứ được xếp vào đúng chỗ của nó. Nguyên tắc của sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng.
Bước 1: Tất cả mọi thứ cần sắp xếp đều là những vật dụng cần thiết. Bởi vì những vật cần loại bỏ đã được thực hiện tại bước 1 – sàng lọc. Bạn cần suy nghĩ để cái gì, ở đâu cho đẹp mất, thuận tiện và an toàn.
Bước 2: Trao đổi về cách sắp xếp, bố trí với các đồng nghiệp. Từ đó phác thảo rồi tìm ra cách sắp xếp thuận lợi nhất để quản lý và làm việc. Những vật càng hay dùng thì càng cần để gần người sử dụng. Những vật ít dùng thì để xa hơn. Nặng để dưới và nhẹ để trên.
Bước 3: Lập ra danh mục các vật dụng và sơ đồ nơi lưu giữ. Cần ghi chú vị trí cụ thể đến từng ngăn kéo, ngăn tủ để dễ dàng trong việc tìm kiếm
Bước 4: Nên có sơ đồ riêng về bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an toàn để có thể sử dụng ngay nếu xảy ra sự cố.
Để tránh lộn xộn và khó phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng sắc màu riêng. Ví dụ, nên sơn những màu rực rỡ, nổi bật vào các vật dụng sử dụng khi khẩn cấp như bình chữa cháy, lối thoát hiểm…
Seiso- sạch sẽ
Một môi trường sạch sẽ sẽ tạo ra một sản phẩm chất lượng. Seiso cần thực hiện hàng ngày, hàng tuần một cách thường xuyên, liên tục.
Đừng đợi đến lúc bẩn mới dọn dẹp, lau chùi. Hãy dành 5 phút vệ sinh mỗi ngày để đồ vật không có cơ hội dính bụi bẩn. Hãy tự dọn dẹp nơi làm việc của mình nếu muốn có một môi trường sạch đẹp.
Đây còn là bước để kiểm tra cho tổ chức. Việc vệ sinh thường xuyên còn giúp kiểm tra các đồ vật hư hỏng, bụi bẩn, tránh hỏng hóc.
Seketsu- Săn sóc
Săn sóc giúp tạo ra một hệ thống để duy trì và giữ gìn sự sạch sẽ tại nơi làm việc. Bạn cần tạo ra một lịch làm vệ sinh cụ thể.
Cần đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng để đánh giá hiệu quả của việc săn sóc. Thiết kế ra các nhãn mác rõ ràng về tiêu chuẩn cho các vị trí quy định. Thiết lập thống nhất về giới hạn, vị trí.
Shitsuke- Sẵn sàng
Đây là bước khó khăn bởi các nhân viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Chữ S này cần được thực hiện một cách tự giác mà không cần ai nhắc nhở, ra lệnh. Sẵn sàng một cách tự giác để trở thành một thói quen.
Lợi ích khi thực hiện 5S
Phương pháp 5S sẽ tạo ra các thay đổi kỳ diệu trong công ty. Khi tìm hiểu xem 5S là gì, bạn sẽ biết được những lợi ích to lớn của 5S với doanh nghiệp. 5S giúp loại bỏ những thứ không cần thiết khỏi nơi làm việc. 5S giúp sắp xếp môi trường làm việc tiện lợi, khuyến khích tinh thần tập thể. Từ đó giúp nhân viên có thái độ lao động tích cực và trách nhiệm hơn.
Lợi ích khi triển khai 5S:
- Nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp hơn.
- Tăng cường sáng tạo, phát huy sáng kiến cải tiến.
- Tạo kỷ luật cho tổ chức.
- Đem lại nhiều thiện cảm, cơ hội kinh doanh.
- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:
- P – Productivity: Cải tiến năng suất lao động
- Q – Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm
- C – Cost: Giảm chi phí sản xuất
- D – Delivery: Giao hàng đúng thời gian
- S – Safety: Đảm bảo an toàn cho nhân viên
- M – Morale: Nâng cao tinh thần làm việc
Triển khai 5S cho doanh nghiệp
Lãnh đạo cam kết, hỗ trợ: Yếu tố đầu tiên tạo nên thành công cho phương pháp 5S chính là lời cam kết của lãnh đạo. Sự hiểu biết, ủng hộ và đồng tình của lãnh đạo khi có sự hình thành các nhóm cộng tác là vô cùng cần thiết.
Tiến hành đào tạo: Để mọi người nhận thức được vai trò, lợi ích của 5S là yếu tố tiên quyết đến sự thành công của phương pháp này. Cần cung cấp cho mọi người những kiến thức, cách tiến hành cơ bản của 5S.
Tự nguyện tham gia: Sau khi nhận thức được ý nghĩa, họ sẽ tự giác, chủ động tiến hành 5S như một thói quen. Tạo ra môi trường thúc đẩy tinh thần tự nguyện của mọi người là yếu tố căn bản của 5S.
Lặp lại chu trình 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Chu trình thực hiện 5S cần sự lặp lại liên tục, không ngừng nghỉ. Điều này nhằm duy trì, cải tiến công tác quản lý của tổ chức.
Với nguyên tắc lấy con người làm trọng tâm phát triển, 5S đang dần phổ biến tại Việt Nam. Những lợi ích to lớn từ 5S mang lại tạo ra các hiệu quả tức thì, xây dựng hình ảnh công ty hiệu quả mà tốn ít kinh phí.
Kết luận
Những sản phẩm của người Nhật luôn đem lại rất nhiều giá trị và hiệu quả, được ứng dụng rộng rãi không chỉ ở Nhật mà còn ở nhiều quốc gia khác và 5S cũng như vậy. 5S đã và đang được áp dụng phổ biến ở môi trường công sở, là một công cụ đem lại nhiều lợi ích:
- Cải thiện lợi nhuận: Giảm chi phí, hợp lý hóa chi phí lao động và nâng cao chất lượng.
- Lực lượng lao động hiệu quả hơn: Làm cho công việc dễ dàng hơn với các thủ tục tiêu chuẩn.
- Nơi làm việc an toàn hơn: Cải thiện sự an toàn bằng cách giữ cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ và ngăn nắp.
- Ít lỗi hơn: Giảm lỗi và khuyết điểm bằng cách giúp dễ dàng xác định và giải quyết vấn đề hơn.
- Giao tiếp tốt hơn: Đảm bảo lực lượng lao động của bạn có thông tin cần thiết để hoạt động hiệu quả bằng cách tạo ra một nhà máy 5S trực quan.
